Als je een klein of middelgroot bedrijf leidt hebt je eigenlijk geen dure of uitgebreide boekhoudsoftware nodig. Iedereen kan met de juiste ‘templates’ en door slim gebruik te maken van alle ingebouwde functies met Excel een degelijke boekhouding bijhouden. Om je daarbij te helpen geven we je in dit artikel enkele tips. Als je deze in de praktijk brengt zal je nog sneller en vlotter met Excel kunnen werken zodat je minder tijd in je boekhouding moet investeren.
Werkbladen maken voor het registreren van cash inkomsten/uitgaven
Maak deze werkbladen aan zodat je minder tijd kwijt bent aan het registreren van al je cash inkomsten en uitgaves en eventueel ook voor het bijhouden van al je bankstortingen. Zorg dat er de datum op staat wanneer de betaling werd gedaan of ontvangen, het bedrag in euro’s, de juiste classificatie voor de belastingdiensten en een omschrijving. In die omschrijving kan je interne notities opnemen (Bron: zelfboekhouden). Neem er ook formules in op zodat je het totaal van elk werkblad kan berekenen, indien nodig.
Werkbladen maken voor incasso’s en uitstaande schulden
Als je zorgt dat je alle uitstaande inkomsten en uitgaves in werkbladen opneemt dan kan je deze veel beter opvolgen. Registreer er elke verkoop waarvoor je nog geen betaling hebt ontvangen. Als je een rekening hebt ontvangen maar deze pas later wil betalen registreer je het bedrag, de datum van ontvangst en de schuldeiser. Maak deze werkbladen op maat naargelang je precieze behoeftes en neem er eventueel een beschrijving in op van het soort verkoop of over de klant.
Creëer financiële statusrapporten
Financiële statusrapporten kan je in Excel maken op basis van bepaalde werkbladen die in het balans-werkblad opgenomen zijn. Zo kan je een verlies/winst-rapport maken en een status van de cashflow bijvoorbeeld. Deze werkbladen kunnen aan mekaar gelinkt zijn en kan je op hun beurt weer aan andere boekhoud-werkbladen linken. Je zou bijvoorbeeld je rapport met de hoeveelheid cash geld in de zaak linken aan je meest recente bankstortingen. De incasso’s en schulden kan je hier ook aan linken (Bron: Zelfboekhouden.org/excel-boekhouding/).
Gebruik de juiste formules om alles te analyseren
Nuttige boekhoudformules zijn uiteraard de ‘som’, ‘gemiddelde’ en ‘mediaan’. Je kan ook de sorteer- en subtotaalfunctie gebruiken om data binnen een werkblad te analyseren. Zo kan je de incasso’s sorteren per klant om een overzicht te krijgen van het totale incasso-bedrag per klant. Door deze Excel functies goed te gebruiken kan je snel een overzicht krijgen van de belangrijkste financiële bedrijfsgegevens.