Het is een kant van het ondernemen waar veel (zelfstandige) ondernemers in eerste instantie niet aan dachten toen zij zich gingen inschrijven bij de Kamer van Koophandel: boekhouding. Een essentieel onderdeel van succesvol ondernemen, maar ook een complex en niet erg geliefd onderdeel.
Boekhouden definieert zich als het systematisch bijhouden van vrijwel alle financiële zaken van een onderneming. Uitgaven, inkomsten maar ook hierbij horende (jaar)verslagen en rekeningen.
Aan de hand van de boekhouding kan ook de belastingaangifte gedaan worden voor de inkomsten of omzet.
Omdat ondernemers zich veelal niet voldoende toeleggen op het boekhouden, worden er regelmatig fouten gemaakt die soms veel geld kosten. Wij bespreken drie veelgemaakte fouten en de oplossing voor deze fouten.
1. Onvoldoende geld apart gezet
Veel startende ondernemers verkijken zich op de hoeveelheid geld die zij moeten afdragen aan de Belastingdienst. In de meeste sectoren wordt er 21% BTW gerekend over producten en diensten. Deze 21% moet worden afgedragen na afloop van het kwartaal.
Een uitzondering is er voor ondernemers waarbij de kosten dichtbij de inkomsten liggen. Tot een specifieke grens (in 2019 is dit €1345 over een heel jaar), mogen zij wel alle BTW houden.
Helaas zetten veel ondernemers onvoldoende BTW weg op een aparte rekening, waardoor er geld wordt uitgegeven dat eigenlijk niet van hen is. Vaak komt dit door een gebrekkige boekhouding. Dit kan voorkomen worden door facturen goed bij te houden in een programma als Excel of met een speciaal boekhoudprogramma. Dit geeft directe duidelijkheid over het bedrag dat apart gezet moet worden.
2. Verkeerd doorrekenen van kosten
Freelancers en andere zelfstandige ondernemers komen vaak in een situatie terecht waar zij kosten mogen doorrekenen aan de klant. Hierbij kan gedacht worden aan de kosten voor een diner of reiskosten.
Vaak treedt hier verwarring op: moet hier het BTW-percentage over verrekend worden dat van toepassing is op de kosten zelf (bijvoorbeeld eten: 6%), of gewoon 21%?
Het juiste antwoord is 21%, omdat je het zelf als onderdeel van je werkzaamheden doorrekent aan de klant. Hier gaat het vaak mis, waardoor er ten onrechte bijvoorbeeld 6% op de factuur wordt gezet. Bij een controle kan dit problemen opleveren.
3. Geen overzicht van privé en zakelijk
Met een eenmanszaak is het niet verplicht om een zakelijke rekening te hebben. Veel ondernemers doen dit daarom ook niet voor het gemak. Hoewel dit niet tegen de regels ingaat, kunnen hierdoor wel vrij eenvoudig problemen optreden met de administratie en boekhouding.
Doordat privé en zakelijk door elkaar lopen, verlies je het overzicht. Zo kunnen er problemen optreden als bij punt één, maar kan je bovendien verkeerd inschatten of je onderneming financieel gezond is.
Met een zakelijke rekening en correctie boekhouding is de kans op een verkeerde inschatting significant kleiner.
Wij raden aan om hierbij te kiezen voor een boekhoudprogramma ten opzichte van Excel. Boekhoudprogramma’s hebben diverse mogelijkheden en zijn makkelijk in het gebruik. Het vergt minder kennis van belastingzaken dan het geval is bij een Excel-sheet die je zelf opmaakt. Ook is de kans dat je alsnog fouten maakt kleiner.
Hoewel de boekhoudprogramma kosten voor sommige ondernemers een drempel vormen, leert de ervaring dat een kwalitatief boekhoudprogramma dermate veel risico’s verkleind, dat het de kosten waard is. Bovendien zijn er vaak mogelijkheden om een programma eerst te proberen. Zo kan men leren omgaan met het programma en pas later een keuze maken of het programma definitief wordt aangeschaft.